AI 를 비서로 쓴다는 말은 "뭐든 시킨다" 가 아니라 "매일 반복되는 몇 가지를 맡긴다" 에 가깝습니다. 저는 처음에 여행 계획부터 선물 추천까지 다 시켜 봤는데, 몇 달 지나 남은 것은 다섯 가지였습니다. 하루 계획, 주간 리뷰, 미팅 준비, 메일·메시지 다듬기, 생각 정리입니다. 나머지는 한두 번 쓰고 말았습니다.
이 글은 그 다섯 가지의 프롬프트와, 비서를 "기억하게" 만드는 요령, 그리고 비서에게 맡기면 안 되는 일을 정리한 것입니다.
먼저: 비서에게 나를 알려 두기
매번 상황을 설명하면 비서가 아니라 검색창입니다. 대화를 시작할 때 한 번, 또는 도구의 사용자 설정(커스텀 지시)에 아래를 넣어 둡니다.
당신은 나의 업무 비서입니다. 아래를 기억하고 모든 답에 반영하세요.
- 직업: 소규모 웹 에이전시 대표, 기획과 개발을 직접 함
- 주요 업무: 고객 미팅, 견적·제안서, 개발, 블로그 글쓰기
- 하루 리듬: 오전(9~12시)이 집중 시간, 오후는 미팅과 잡무
- 답변 방식: 결론 먼저, 짧게, 목록으로, 이모지 없이
- 내가 자주 하는 실수: 일을 너무 많이 잡고 마감 전날 몰아서 함
- 질문은 한 번에 하나만 하세요.
실제로 써 보면. "자주 하는 실수" 한 줄이 효과가 컸습니다. 하루 계획을 짜 달라고 하면 비서가 "오늘도 여섯 개를 잡으셨는데 셋만 하는 게 어떨까요" 라고 먼저 짚습니다. 자기 약점을 적어 두면 비서가 그 지점을 감시합니다.
맥락 갱신
긴 대화나 새 대화를 시작할 때 아래처럼 현재 상태를 넣습니다.
상태 갱신. 오늘은 10월 29일(수).
진행 중:
- A사 홈페이지: 디자인 검수 대기, 금요일까지 피드백 받아야 함
- 블로그: 이번 주 1편 발행 목표, 초안 50%
- B사 견적: 월요일 발송 완료, 회신 대기
이번 주 끝까지 꼭 끝낼 것: A사 피드백 정리, 블로그 1편
피해야 할 것: 새 일 받기
이 상태를 기준으로 도와주세요.
1. 하루 계획
오늘 하루 계획을 시간 블록으로 짜 주세요.
할 일:
- A사 디자인 피드백 정리 (중요, 2시간쯤)
- 블로그 초안 이어 쓰기 (1시간)
- 메일 답장 5통 (30분)
- 14시 팀 미팅, 16시 고객 통화 (고정)
조건:
- 오전이 집중 시간
- 점심 12~13시
- 18시 퇴근
출력: 시간 블록 표, 그다음 "오늘 안 해도 되는 것" 한 줄, "막히면 버릴 순서" 한 줄
실제로 써 보면. "막히면 버릴 순서" 를 요청하는 것이 핵심입니다. 계획은 늘 깨지는데, 무엇을 먼저 포기할지 아침에 정해 두면 오후에 결정 피로가 줄었습니다. 비서가 짜 준 블록을 그대로 지키는 날은 거의 없지만, 포기 순서는 거의 매일 썼습니다.
2. 주간 리뷰
이번 주 리뷰를 도와주세요.
계획했던 것:
- A사 디자인 피드백 정리 → 완료
- 블로그 1편 발행 → 초안만, 발행 못 함
- B사 견적 회신 받기 → 회신 없음
도와줄 것:
1. 달성률을 한 줄로
2. 못 한 것의 원인을 "시간 부족 / 우선순위 착오 / 외부 요인" 중 하나로 분류하고 근거
3. 다음 주로 넘길 것과 버릴 것 구분
4. 다음 주 최우선 한 가지
5. 반복되는 패턴이 있으면 한 줄로 지적
솔직하게. 위로는 필요 없습니다.
실제로 써 보면. 2번 분류가 유용합니다. 몇 주 쌓이면 "시간 부족" 이라고 적은 것이 사실은 "우선순위 착오" 였다는 패턴이 보입니다. 5번은 비서가 지난 대화를 기억하는 도구에서만 작동하고, 기억이 없는 도구라면 지난주 리뷰 결과를 붙여 넣어야 합니다.
3. 미팅 준비
내일 미팅 준비를 도와주세요.
- 일시: 내일 14시, 1시간
- 상대: C사 마케팅팀장 (첫 미팅)
- 목적: 홈페이지 리뉴얼 범위 합의
- 내가 아는 것: 현재 사이트가 오래됨, 예산은 미정, 담당자가 바쁨
- 내가 원하는 결과: 범위 초안에 동의받고 견적 일정 잡기
준비해 줄 것:
1. 미팅 흐름 (시간 배분 포함)
2. 상대가 물어볼 질문 5개와 내 답 초안
3. 내가 꼭 물어야 할 질문 5개 (이걸 안 물으면 견적을 못 내는 것 위주)
4. 미팅 끝에 확인할 합의 문장 2개
5. 가져갈 자료 목록
실제로 써 보면. 3번 "안 물으면 견적을 못 내는 질문" 이라고 조건을 달아야 쓸 만한 질문이 나옵니다. 조건 없이 "질문 만들어 줘" 라고 하면 "귀사의 비전은 무엇입니까" 같은 질문이 나옵니다. 4번 합의 문장은 미팅 끝에 그대로 읽으면 됩니다. "오늘 합의한 것은 ○○과 ○○이고, 다음 주 ○요일까지 견적을 드리겠습니다."
4. 메일·메시지 다듬기
아래 초안을 다듬어 주세요.
받는 사람: 고객사 담당자 (아직 친하지 않음)
목적: 일정이 3일 밀린다는 것을 알리고, 원인과 대안을 제시
톤: 사과는 한 번만, 변명처럼 들리지 않게, 짧게
초안:
"안녕하세요. 죄송한데 이번 주 금요일까지 드리기로 한 디자인이 조금 늦어질 것 같습니다. 서버 쪽 이슈가 있어서요. 다음 주 수요일까지는 꼭 드리겠습니다. 죄송합니다."
출력: 다듬은 본문만. 바꾼 이유를 끝에 두 줄로.
실제로 써 보면. "사과는 한 번만" 같은 조건이 없으면 AI 는 사과를 세 번 넣습니다. 그리고 "바꾼 이유" 를 요청하면 내가 자주 틀리는 패턴을 알게 됩니다. 저는 원인을 너무 길게 설명하는 버릇이 있었는데, 비서가 매번 그 부분을 잘라 내는 것을 보고 고쳤습니다.
5. 생각 정리 (사고 파트너)
생각을 정리하는 것을 도와주세요. 결론을 대신 내리지 말고 질문으로 이끌어 주세요.
고민: 외주 개발을 계속 할지, 자체 제품에 집중할지
내 생각: 외주는 현금이 바로 들어오지만 쌓이는 게 없고, 제품은 쌓이지만 당장 수입이 없다
도와줄 것:
1. 내 생각에서 전제로 깔고 있는 것 3가지를 짚어 주세요
2. 그 전제 중 틀릴 수 있는 것은 무엇인지
3. 내가 고려하지 않은 세 번째 선택지가 있다면
4. 결정을 미루면 생기는 비용
5. 마지막에 질문 하나만 남겨 주세요
한 번에 하나씩 대화로 진행합니다.
실제로 써 보면. "결론을 대신 내리지 말라" 는 조건이 없으면 비서는 3초 만에 "제품에 집중하세요" 라고 답합니다. 그 답은 쓸모가 없습니다. 전제를 짚어 달라고 하면 "외주는 쌓이는 게 없다" 는 전제가 사실인지 되묻게 되고, 그 과정에서 생각이 정리됩니다.
비서에게 맡기면 안 되는 것
몇 달 써 보고 명확해진 것입니다.
- 사실 확인. 날짜, 가격, 법령, 통계는 비서가 자신 있게 틀립니다. 비서는 "확인할 목록" 을 만들어 주는 데까지만 쓰고, 확인은 직접 합니다.
- 최종 결정. 사고 파트너로는 좋지만 결정을 넘기면 내 판단 근육이 줄어듭니다.
- 민감한 정보. 고객 실명, 계약 금액, 개인정보는 넣지 않습니다. 가명과 범위로 바꿔서 넣어도 비서 역할에는 충분합니다.
- 긴 보고서 통째로 쓰기. 비서는 구조와 초안까지입니다. 내용은 내가 채워야 읽는 사람이 압니다.
자주 하는 실수
- 매번 새 대화에서 처음부터 설명하기. 사용자 설정이나 맥락 갱신 블록을 쓰세요.
- "알아서 해 줘" 라고 요청하기. 출력 형식과 조건을 적지 않으면 긴 일반론이 돌아옵니다.
- 비서의 계획을 그대로 지키려 하기. 계획은 참고이고, 포기 순서가 실제 산출물입니다.
- 여러 요청을 한 번에 넣기. 하루 계획과 메일 다듬기를 같이 넣으면 둘 다 얕아집니다. 하나씩.
회의록 정리처럼 특정 업무에 특화된 비서를 코드 없이 만드는 방법은 AI 회의록 정리 비서 만들기에, 유료 결제 없이 어디까지 되는지는 무료로 어디까지 되나에 정리해 두었습니다.
