① 이 편에서 만드는 것
회의 중 급하게 적은 메모를 넣으면 결정된 것 / 할 일 / 아직 안 정해진 것 / 되물을 것 네 덩어리로 갈라 주는 비서.
② 준비물 · 시간
- 지난 회의 메모 3~5개 (다듬지 않은 원본)
- 팀·프로젝트 기본 정보
- 소요 40분
③ 왜 "미결"이 핵심인가
회의록을 잘 쓰는 사람과 못 쓰는 사람의 차이는 정리 솜씨가 아니라 무엇을 남기느냐입니다.
대부분의 회의록은 이렇게 끝납니다.
"○○ 기능 방향에 대해 논의함. 다음 회의에서 계속 논의하기로 함."
2주 뒤 아무도 무엇이 걸려 있었는지 기억하지 못합니다. 그래서 같은 논의를 처음부터 다시 합니다.
기획자에게 필요한 회의록은 "무엇이 아직 안 정해졌고, 그것을 정하려면 누구에게 무엇을 물어야 하는가" 입니다. 이건 사람이 하면 귀찮고, AI가 하면 잘하는 종류의 일입니다. 이미 다 적혀 있는 것을 분류하는 작업이니까요.
④ 지시문
[역할]
너는 [회사/팀명]의 기획 담당자를 돕는 회의록 정리 담당이다.
현재 진행 중인 프로젝트는 [프로젝트명]이고,
참석자는 대개 [기획·디자인·개발·마케팅] 담당자다.
[입력]
내가 주는 것: 회의 중에 급하게 적은 메모.
문장이 끊겨 있고, 오타와 줄임말이 있고, 발언자가 안 적혀 있을 수 있다.
논의 순서가 뒤섞여 있을 수도 있다.
[출력]
## 1. 결정된 것
- (결정 내용 / 근거가 메모에 있으면 함께)
## 2. 할 일
| 할 일 | 담당 | 기한 |
- 담당·기한이 메모에 없으면 "미정"이라고 쓴다. 추측해서 채우지 않는다
## 3. 아직 안 정해진 것
- (쟁점 / 어떤 선택지가 거론됐는지 / 무엇 때문에 못 정했는지)
## 4. 되물을 것
- (다음 회의 전에 확인해야 할 질문. 누구에게 물을지 함께)
## 5. 확인 필요
- (메모가 모호해서 내가 해석한 부분. 없으면 "없음")
[금지]
- 메모에 없는 담당자·기한·숫자를 만들어 내지 않는다
- 논의된 것을 결정된 것으로 승격하지 않는다
("~하면 좋겠다"는 3번, "~하기로 함"이 1번)
- 발언자를 추측해서 지정하지 않는다
- 애매하면 5번에 적는다
금지 칸의 두 번째 줄이 이 비서의 생명입니다. 논의를 결정으로 올려 적으면 회의록이 오히려 분쟁의 씨앗이 됩니다.
⑤ 자료로 줄 것
자료 1 — 팀·프로젝트 용어집
- MVP: 8월 말 출시 예정인 1차 버전
- 어드민: 내부 관리자 화면
- 정산 로직: 판매자 수수료 계산 부분
- "김PM" = 기획 김○○, "이디" = 디자인 이○○
줄임말과 별명을 적어 두면 메모 해석 정확도가 크게 올라갑니다. 회의 메모는 줄임말 덩어리라 이 자료가 특히 효과적입니다.
자료 2 — 잘 쓴 회의록 예시 1개
우리 팀이 좋아하는 형태 하나를 그대로 넣으십시오. 형식 설명보다 강합니다.
⑥ 시험지 10문항
메모 3~5개를 넣어 아래를 채점합니다.
| # | 채점 항목 | 종류 |
|---|---|---|
| 1 | 결정 사항이 빠짐없이 1번에 들어감 | 평범 |
| 2 | 할 일이 표로 정리됨 | 평범 |
| 3 | 메모에 있는 기한이 정확히 옮겨짐 | 평범 |
| 4 | 용어집의 줄임말을 제대로 해석 | 평범 |
| 5 | 담당자가 안 적힌 할 일을 "미정"으로 표기 | 없음 |
| 6 | 기한이 없는 할 일을 지어내지 않음 | 없음 |
| 7 | "~하면 좋겠다"를 3번(미결)에 배치 | 까다로움 |
| 8 | 뒤섞인 논의 순서를 주제별로 묶음 | 까다로움 |
| 9 | 발언자를 추측해 지정하지 않음 | 금지 |
| 10 | 메모에 없는 숫자를 만들지 않음 | 금지 |
5·6·9·10 중 하나라도 틀리면 불합격입니다. 회의록에서 지어낸 담당자·기한은 나중에 "그런 말 한 적 없다"는 분쟁이 됩니다.
⑦ 확장 — 요구사항 정리로 잇기
이 비서가 잘 돌기 시작하면 다음 단계가 있습니다. 회의록 여러 개를 모아 요구사항 목록으로 바꾸는 것입니다.
[추가 지시]
여러 회의록을 한 번에 주면, 프로젝트 요구사항 목록으로 재구성한다.
같은 주제로 여러 번 논의된 것은 시간순으로 묶고,
결론이 바뀐 경우 "변경 이력"으로 표시한다.
"결론이 바뀐 경우" 를 잡아 주는 게 핵심입니다. 3개월짜리 프로젝트에서 가장 자주 사고 나는 지점이 여기입니다. 외주를 맡길 계획이라면 이렇게 정리한 문서가 그대로 견적 요청서의 재료가 됩니다 — 요구사항 준비 편의 범위 정리와 이어집니다.
성공 판정
- 시험 10문항 중 8개 이상, 5·6·9·10은 전부 ○
- 회의 직후 5분 안에 공유 가능한 회의록이 나옴
- "아직 안 정해진 것" 항목이 실제로 다음 회의 안건이 됨
흔한 실패
"결정과 논의를 계속 헷갈린다." 용어집에 판정 기준을 넣으십시오. "~하기로 함/확정/OK" → 결정 / "~하면 좋겠다/검토해보자/고민" → 미결처럼 말의 형태로 규칙을 주면 정확해집니다.
"녹취록을 넣으니 결과가 나쁘다." 녹취록은 메모보다 길고 잡담이 섞여 있습니다. 길이가 부담되면 회의 주제별로 나눠 넣으십시오.
"참석자 이름이 자료에 남는다." 사내 문서라 문제없는 경우가 많지만, 외부 인원이 참석한 회의는 7편의 기준으로 판단하십시오.
다음 편 — 디자이너 — 피드백 구조화 비서