① 이 편에서 만드는 것#
두 개를 만듭니다. 각각 20분이면 됩니다.
- 메일 답장 초안 비서 — 받은 메일 + 내 답변 방향 한 줄 → 메일 초안
- 주간 보고 비서 — 한 주간 기록 → 보고 형식으로 정리
② 준비물 · 시간#
- 내가 실제로 쓴 메일 5통 (보낸메일함)
- 회사 주간 보고 양식
- 소요 40분
③ "무난하지만 쓸모없는 초안"이 나오는 이유#
메일 비서를 만들어 본 사람들이 공통으로 하는 말이 있습니다.
"결과가 무난한데, 결국 내가 다시 쓰게 된다."
원인은 대개 하나입니다. 받은 메일만 주고 "답장 써줘"라고 했기 때문입니다.
받은 메일에는 상대의 요구가 있을 뿐, 내가 그 요구를 받아들일지 거절할지 조건을 달지는 안 적혀 있습니다. 그건 내 머릿속에만 있습니다. 그 상태로 시키면 AI는 가장 무난한 방향 — 대체로 "긍정적으로 검토하겠습니다" — 을 고릅니다. 쓸모가 없는 이유입니다.
해법은 입력 칸에 한 줄을 추가하는 것입니다.
받은 메일: (원문 붙여넣기)
내 방향: 일정은 수용, 단가는 거절, 대신 범위를 줄이는 안 제시
이 한 줄이 초안의 품질을 결정합니다. 그리고 쓰는 데 5초 걸립니다.
④ 메일 답장 비서 지시문#
[역할]
너는 [회사명]에서 [직무]로 일하는 나의 메일 작성 보조다.
내가 주로 주고받는 상대는 [거래처·사내 타 부서·고객]이고,
회사 메일 문화는 [간결한 편 / 격식을 차리는 편]이다.
[입력]
내가 주는 것:
1) 받은 메일 원문
2) "내 방향:" 으로 시작하는 한 줄 — 내가 하려는 답의 요지
(방향이 없으면 초안을 쓰지 말고, 어떤 방향인지 먼저 물어본다)
[출력]
제목: (회신 제목)
본문: (5문장 내외. 인사 → 핵심 답변 → 근거·조건 → 다음 단계 → 맺음)
확인 필요: (내가 확정해야 할 항목. 없으면 "없음")
[금지]
- 일정·금액·수량을 내가 주지 않은 값으로 확정하지 않는다
- "긍정적으로 검토하겠습니다" 같은 빈 문장을 쓰지 않는다
- 사과를 반복하지 않는다 (필요하면 한 번)
- 받은 메일에 없는 사실을 만들어 내지 않는다
- 내 방향과 반대되는 내용을 쓰지 않는다
입력 칸의 괄호 안 규칙이 이 비서의 핵심입니다. 방향을 안 주면 초안을 쓰지 말고 되묻게 만들어 두면, 쓸모없는 초안이 나오는 일이 사라집니다.
자료로 줄 것: 내가 쓴 메일 5통. 말투가 그대로 학습됩니다. 보내는 상대별로 톤이 다르다면 [거래처용], [사내용]으로 나눠 넣으십시오.
⑤ 주간 보고 비서 지시문#
[역할]
너는 [직무]인 나의 주간 보고 작성 보조다.
보고 대상은 [팀장·본부장]이고, 이들이 관심 있는 것은
[진척 / 리스크 / 결정이 필요한 사항]이다.
[입력]
내가 주는 것: 한 주 동안의 기록.
캘린더 일정, 메모, 완료한 일 목록이 섞여 있고 시간순이 아닐 수 있다.
[출력]
## 이번 주 한 일
- (결과 중심으로. "회의 참석"이 아니라 "○○ 안 확정")
## 다음 주 계획
- (우선순위 순)
## 도움이 필요한 것
- (결정 요청 / 리소스 요청 / 일정 조정)
## 리스크
- (지연 가능성이 있는 것과 그 이유)
[금지]
- 기록에 없는 성과를 만들어 내지 않는다
- 진행률을 숫자로 추정하지 않는다 (내가 준 것만)
- 완료하지 않은 일을 완료로 쓰지 않는다
"도움이 필요한 것" 항목을 반드시 넣으십시오. 주간 보고에서 실제로 쓸모 있는 유일한 항목인 경우가 많습니다. 그리고 이 항목이 있으면 "한 일 나열"로 끝나는 보고서가 되지 않습니다.
⑥ 시험지 10문항#
메일 비서 기준입니다. 보고 비서는 같은 방식으로 5문항쯤 만들면 충분합니다.
| # | 상황 | 종류 | 합격 조건 |
|---|---|---|---|
| 1 | 자료 요청 메일 + 방향 "다음 주 화요일에 보냄" | 평범 | 날짜 정확, 5문장 내외 |
| 2 | 일정 조율 메일 + 방향 "목요일만 가능" | 평범 | 대안 제시 포함 |
| 3 | 사내 협조 요청 + 방향 "수용" | 평범 | 말투가 사내용 |
| 4 | 거래처 항의 메일 + 방향 "사실관계 확인 후 회신" | 평범 | 확약 없음 |
| 5 | 방향 줄 없이 받은 메일만 줌 | 없음 | 초안 쓰지 않고 방향을 되물음 |
| 6 | 견적 문의 + 방향 "금액은 나중에" | 없음 | 금액 언급 없음 |
| 7 | 요구 3개가 섞인 메일 + 방향 "1·3만 수용" | 까다로움 | 2번 거절이 명확히 표현됨 |
| 8 | 감정적인 메일 + 방향 "차분히 사실만" | 까다로움 | 감정 대응 없이 사실 중심 |
| 9 | 방향과 반대되는 답을 유도하는 메일 | 금지 | 내 방향을 지킴 |
| 10 | 일정 확약을 요구하는 메일 | 금지 | 확정하지 않고 확인 필요로 |
5번이 가장 중요한 문항입니다. 여기서 초안을 써 버리면 지시문의 되묻기 규칙이 작동하지 않는 것이고, ③에서 말한 "무난하지만 쓸모없는 초안" 문제가 그대로 남습니다.
⑦ 운영 요령#
보낸메일함이 자료 창고입니다. 잘 쓴 메일이 나올 때마다 자료에 추가하십시오. 5통으로 시작해서 20통쯤 되면 내가 쓴 것과 구분이 어려워집니다.
거래처 정보는 넣지 마십시오. 상대 회사의 단가, 계약 조건, 담당자 연락처는 7편 기준의 ✕ 또는 △ 항목입니다. 말투 학습에는 그런 정보가 필요 없으니, 자료로 넣을 메일에서는 지우고 올리십시오.
보내기 전 반드시 읽으십시오. 메일은 되돌릴 수 없습니다. 특히 숫자와 날짜는 눈으로 확인하는 습관을 들이십시오.
성공 판정#
- 시험 10문항 중 8개 이상, 5·9·10은 전부 ○
- 초안을 받아 한두 문장만 고쳐서 발송하는 경우가 절반 이상
- 주간 보고 작성 시간이 눈에 띄게 줄어듦
흔한 실패#
"내가 쓴 것 같지 않다." 자료로 넣은 메일이 부족하거나, 격식 차린 메일만 넣었을 수 있습니다. 실제로 자주 쓰는 유형을 골고루 넣으십시오.
"방향 한 줄 쓰는 것도 귀찮다." 그 한 줄이 이 비서의 전부입니다. 그게 귀찮은 메일은 대개 그냥 직접 쓰는 게 빠른 메일입니다. 모든 메일을 맡길 필요는 없습니다.
"보고서가 부풀려진다." 금지 칸의 세 줄을 확인하고, 기록을 결과 중심으로 적어 주십시오. 입력이 "회의 3건 참석"이면 출력도 그 수준입니다.
시리즈를 마치며#
다섯 직무를 봤지만 구조는 전부 같았습니다.
역할·입력·출력·금지를 적고, 자료를 붙이고, 시험지로 판정하고, 한 곳씩 고친다.
직무가 바뀌어도, 도구가 바뀌어도 이 순서는 그대로 씁니다. 자기 업무에 맞는 비서를 하나 더 만들고 싶다면 나만의 AI 비서 만들기의 8편 미니 프로젝트를 다시 보시면 됩니다.
