매일 아침 리포트 — 예약 실행 만들기

① 이 편에서 만드는 것#

매일 아침 정해진 시각에, 어제 쌓인 데이터를 AI가 요약해 보내 주는 리포트.

② 준비물 · 시간#

• 4편에서 정리한 시트
• 소요 40분

③ 예약 실행의 진짜 난점#

만드는 것은 어렵지 않습니다. 어려운 것은 이것입니다.

리포트가 안 왔을 때, 어제 일이 없었던 건지 자동화가 죽은 건지 알 수 없다.

형태 3(이벤트)은 안 오면 이상함을 느낍니다. 형태 2(예약)는 안 오는 것이 정상처럼 보입니다. 그래서 몇 주가 지나서야 "그러고 보니 리포트를 못 본 지 오래됐네" 하고 알게 됩니다.

해법은 단순합니다. 일이 없어도 보내십시오.

[일일 리포트] 8월 17일
어제 접수: 0건
※ 신규 문의가 없었습니다.

이 한 줄이 "시스템은 살아 있다"는 신호가 됩니다. 빈 리포트가 오는 것이 아무것도 안 오는 것보다 낫습니다.

④ 다섯 칸 설계#

시각은 업무 시작 10분 전으로 잡으십시오. 09:00 정각으로 잡으면 이미 일을 시작한 뒤에 도착해서 안 읽힙니다.

⑤ 3번 칸 — 리포트 지시문#

[역할]
너는 [회사]의 일일 운영 리포트 작성 담당이다.
읽는 사람은 [운영 담당자·대표]이고, 아침에 30초 안에 훑는다.

[입력]
어제 접수된 문의 목록. 각 행은 유형·긴급도·요약을 포함한다.
건수가 0일 수도 있다.

[출력]
[일일 리포트] {날짜}
어제 접수: {총 건수}건

유형별: 배송 O건 / 반품교환 O건 / 상품문의 O건 / 기타 O건

눈에 띄는 것:
- (긴급도 높음이거나 평소와 다른 패턴. 없으면 "특이사항 없음")

오늘 볼 것:
- (미처리로 남아 있는 건. 없으면 "없음")

[금지]
- 입력에 없는 수치를 만들지 않는다. 건수는 실제 행 수와 일치해야 한다
- 추측이나 원인 분석을 덧붙이지 않는다 (사실만)
- 건수가 0이면 그대로 0으로 보고한다
- 전체 길이는 10줄을 넘기지 않는다

금지 칸의 두 번째 줄이 중요합니다. 리포트에 "고객 불만이 증가하는 추세로 보입니다" 같은 해석이 붙기 시작하면, 근거 없는 추세 판단이 매일 아침 회사에 배달됩니다. 집계는 자동화에게, 해석은 사람에게 두십시오.

⑥ 따라 하기#

1단계 — 어제 데이터만 가져오기 (15분)#

가장 자주 막히는 지점입니다. 두 가지 방법이 있습니다.

방법 A — 시트에서 미리 걸러내기 (권장) 어제분 시트를 만들고 수식으로 어제 행만 뽑습니다.

=QUERY(데이터!A:I, "select * where A >= date '"&TEXT(TODAY()-1,"yyyy-mm-dd")&"' and A < date '"&TEXT(TODAY(),"yyyy-mm-dd")&"'", 1)

자동화는 이 시트를 통째로 읽기만 하면 됩니다. 필터 조건을 도구가 아니라 시트에 두는 것이 관리가 쉽습니다.

방법 B — 도구에서 필터 도구의 조건 기능으로 날짜를 거릅니다. 도구마다 날짜 처리 방식이 달라 헤매기 쉽습니다.

2단계 — 시간대 확인 (5분)#

놓치기 쉬운 함정입니다. 자동화 도구의 기본 시간대가 한국이 아닌 경우가 있습니다. 그러면 "매일 09:00"이 한국 시간 18:00에 돌 수 있습니다.

도구 설정에서 시간대를 확인하고, 첫 며칠은 실제로 언제 도착하는지 보십시오.

3단계 — 흐름 만들기 (15분)#

예약 계기 → 시트 읽기 → AI 요약 → 발송.

4단계 — 시험 (5분)#

예약을 기다리지 말고 수동 실행 버튼으로 지금 돌려 보십시오. 대부분의 도구에 있습니다.

확인할 세 가지:

• 어제 데이터만 들어왔는가 (오늘 것이 섞이지 않았는가)
• 건수가 시트의 실제 행 수와 맞는가
• 데이터가 0건일 때도 리포트가 오는가

세 번째는 일부러 빈 조건으로 한 번 돌려서 확인하십시오.

⑦ 확장 아이디어#

같은 구조로 바꿔 쓸 수 있는 것들입니다. 3번 칸(지시문)만 바꾸면 됩니다.

• 주간 요약 — 매주 월요일, 지난주 집계 + 전주 대비 증감
• 재고 알림 — 매일, 기준 수량 이하 품목만
• 미처리 알림 — 매일, 3일 이상 신규 상태인 건
• 콘텐츠 발행 점검 — 매주, 예정 대비 실제 발행 현황

미처리 알림이 특히 유용합니다. 사람이 놓치는 것은 새로 들어온 일이 아니라 오래 방치된 일입니다.

성공 판정#

• 정해진 시각에 리포트가 도착한다 (한국 시간 기준)
• 어제 데이터만 정확히 집계된다
• 0건인 날에도 리포트가 온다
• 리포트에 추측성 해석이 없다

흔한 실패#

"시간이 안 맞는다." 시간대 설정입니다. 2단계를 확인하십시오.

"건수가 시트와 다르다." 날짜 필터가 경계에서 어긋난 경우입니다. 자정 근처에 들어온 건이 어제인지 오늘인지 확인하십시오. 방법 A의 수식은 >= 어제 00:00 < 오늘 00:00으로 경계를 명시합니다.

"리포트가 너무 길어서 안 읽는다." 10줄 제한을 지시문에 넣고, 상세는 시트 링크로 넘기십시오. 아침 리포트는 읽히는 것이 전부입니다.

다음 편 — 깨진 걸 알아채기