① 이 편에서 만드는 것
우리 회사 사실을 근거로 답하는 비서. 3편까지의 비서는 말투와 형식은 맞지만 내용은 일반론이었습니다. 여기서 그게 바뀝니다.
② 준비물 · 시간
- 3편에서 만든 지시문
- 회사 자료 몇 개 (상품 정보, 규정, 지난 답변 모음 등)
- 소요 30분
③ 자료를 올린다는 게 무슨 뜻인가
파일을 올려 두면 AI가 질문을 받을 때 그 안에서 관련 부분을 찾아 읽고 답합니다. 이 방식을 업계에서는 RAG라고 부르는데, 이름은 몰라도 됩니다. 중요한 건 성질 두 가지입니다.
성질 1 — 자료에 없으면 답할 수 없습니다. 그리고 나쁜 경우 없는 걸 지어냅니다. 그래서 지시문의 금지 칸이 함께 필요합니다.
성질 2 — 자료 전체를 통째로 읽지 않습니다. 질문과 관련 있어 보이는 조각만 찾아 읽습니다. 그래서 자료가 어떻게 생겼느냐가 정확도를 좌우합니다.
두 번째 성질이 이 편의 전부입니다. 같은 내용이라도 형태에 따라 결과가 크게 달라집니다.
④ 잘 읽히는 자료 / 안 읽히는 자료
| 형태 | 읽히는가 | 비고 |
|---|---|---|
| 텍스트로 된 문서(워드·구글문서·메모) | ◎ | 가장 안전 |
| 표가 단순한 엑셀·시트 | ○ | 셀 병합이 없으면 잘 됨 |
| 텍스트가 살아 있는 PDF | ○ | 드래그해서 글자가 선택되면 OK |
| 스캔한 PDF·사진 찍은 문서 | △ | 서비스에 따라 읽기도 하지만 오류가 잦음 |
| 디자인된 이미지(상세페이지·카드뉴스) | ✕ | 글자가 그림이라 값이 어긋남 |
| 셀 병합이 많은 복잡한 표 | ✕ | 어느 열의 값인지 헷갈림 |
| 손으로 그린 도면·설계도 | ✕ | 범위에서 빼는 게 안전 |
확인 방법은 간단합니다. 파일을 열고 마우스로 문장을 드래그해 보십시오. 선택되면 텍스트, 안 되면 이미지입니다.
이미지 안에 갇힌 정보를 어떻게 다룰지는 웹사이트에서도 똑같은 문제라, 상세페이지를 이미지로 만들면 검색에 안 잡힌다에 같은 원리를 정리해 두었습니다.
⑤ 따라 하기
1단계 — 올릴 자료 고르기 (10분)
많이 올릴수록 좋다고 생각하기 쉬운데, 반대입니다.
자료가 많으면 관련 없는 조각을 물어 올 확률이 올라갑니다. 100개의 문서를 올린 비서보다 잘 정리된 5개를 올린 비서가 대체로 정확합니다.
고르는 기준:
- 그 업무에 실제로 쓰이는 자료만
- 최신인 자료만 (옛 가격표가 섞이면 옛 가격을 말합니다)
- 서로 모순되지 않는 자료만
마지막이 중요합니다. 2024년 환불 규정과 2026년 환불 규정이 같이 올라가 있으면, AI는 둘 중 아무거나 말합니다. 옛 버전은 지우고 올리십시오.
2단계 — 형태 고치기 (15분)
④의 표에서 △·✕에 해당하는 자료를 손봅니다. 전부 고칠 필요는 없고, 자주 묻는 것부터입니다.
요령 1 — 이미지 속 핵심 정보만 옮겨 적기 상세페이지 이미지 전체를 텍스트로 옮길 필요는 없습니다. 문의가 자주 들어오는 항목(사이즈, 성분, 배송 조건)만 뽑아 텍스트 파일 한 장으로 만드십시오.
요령 2 — 복잡한 표를 문장으로 풀기 셀 병합이 많은 표는 이렇게 바꿉니다.
- 소형견용 1kg: 정가 24,000원, 회원가 21,600원, 재고 있음
- 소형견용 3kg: 정가 62,000원, 회원가 55,800원, 재고 있음
한 줄에 한 항목, 값마다 이름을 붙이는 형태입니다. 표보다 길어 보이지만 훨씬 정확하게 읽힙니다.
요령 3 — 한 파일에 한 주제
"회사자료_최종_v3_진짜최종.docx" 같은 파일에 모든 게 들어 있으면 찾기가 어려워집니다. 환불규정.txt, 배송안내.txt, 상품_사료.txt처럼 나누십시오. 파일 이름이 곧 검색 힌트로 쓰입니다.
3단계 — 자주 묻는 질문 모음 만들기 (선택, 효과 큼)
가장 효과가 좋은 자료는 사실 매뉴얼이 아니라 질문·답변 쌍입니다.
Q. 개봉한 사료도 환불되나요?
A. 개봉 후에는 단순 변심 환불이 어렵습니다. 다만 제품 이상이 의심되는 경우
사진을 보내 주시면 확인 후 처리해 드립니다.
Q. 배송은 며칠 걸리나요?
A. 평일 오후 2시 이전 결제 건은 당일 출고되며 보통 2~3일 소요됩니다.
도서산간은 하루 더 걸립니다.
실제로 주고받은 답변 20개만 이렇게 정리해도 비서의 수준이 눈에 띄게 올라갑니다. 이미 보낸메일함에 있는 재료입니다.
4단계 — 지시문에 자료 사용 규칙 추가
3편의 금지 칸에 이 두 줄을 넣으십시오.
- 답변은 내가 올린 자료에 있는 내용만 근거로 한다
- 자료에 없는 내용은 답하지 말고 "확인 필요"에 적는다
⑥ 성공 판정
자료를 올린 뒤 아래 세 질문을 던져 보십시오.
- 자료에 명확히 있는 것 — 정확히 답해야 합니다
- 자료에 없는 것 — "확인 필요"로 넘겨야 합니다. 지어내면 실패입니다
- 자료에 비슷하지만 다른 것 (예: 3kg 가격을 물었는데 1kg만 자료에 있음) — 헷갈리지 않고 구분해야 합니다
3번을 통과하면 자료 정리가 잘 된 것입니다.
흔한 실패
"올렸는데 엉뚱한 걸 가져온다." 대개 자료가 너무 많거나, 비슷한 문서가 여러 개입니다. 절반으로 줄여 보십시오.
"파일은 읽는데 표 값이 틀리다." 셀 병합이 있는 표입니다. ⑤-2단계 요령 2로 풀어 쓰십시오.
"옛날 정보를 말한다." 자료에 옛 버전이 남아 있습니다. 갱신할 때는 덧붙이지 말고 교체하십시오. 이건 앞으로도 계속 필요한 작업이라, 갱신 담당자를 정해 두는 편이 좋습니다.
"회사 자료를 올려도 되는지 모르겠다." 중요한 질문입니다. 7편에서 다룹니다. 그전까지는 외부에 공개해도 문제없는 자료로만 실습하십시오.
다음 편 — 테스트하는 법 — 질문 10개 세트
관련 자료: 이 방식의 내부 동작이 궁금하면 RAG 기초에서 개념을 더 볼 수 있습니다. 회사 차원에서 문서 챗봇 도입을 검토 중이라면 AI 상담 챗봇, 붙일 만한가의 자료 판정 절차가 이 편의 확장판입니다.